Pour toute entreprise, la gestion des documents administratifs est un enjeu crucial qui assure la bonne organisation et le contrôle des données nécessaires à son activité.

Bien que les documents puissent être sous forme papier ou numérique, la tendance actuelle est à la dématérialisation. Dans cet article, nous examinerons les différentes méthodes de stockage des documents, qu’ils soient physiques ou virtuels, ainsi que les durées légales de conservation à respecter.

Les défis de la gestion des documents physiques et numériques

La gestion des documents ne doit pas être prise à la légère. Une mauvaise gestion peut entraîner la perte d’informations importantes et même conduire à la faillite. Il est donc essentiel de mettre en place des solutions fonctionnelles pour stocker et conserver les documents administratifs.

Les boîtes de rangement, les armoires spécifiques et les logiciels de numérisation sont des solutions disponibles. Le classement des documents doit être organisé de manière à faciliter l’accès aux informations pour le personnel, tout en garantissant la sécurité et la confidentialité des données. Les archives physiques doivent être stockées dans des locaux adaptés, tandis que les archives numériques doivent être conservées sur des supports fiables et sécurisés.

La mise en place d’une bonne gestion des documents permet d’améliorer la performance de l’entreprise, d’optimiser l’espace de travail, de sécuriser les données et de faciliter l’accès aux informations pour les employés. Pour les petites entreprises, des professionnels de l’archivage peuvent également apporter leur aide et leur expertise pour assurer une gestion optimale des documents.

La durée de conservation des documents

Les délais de conservation des documents varient selon leur importance et leur nature. Il est primordial de les connaître pour respecter les obligations légales et protéger ses droits en cas de litige ou de contrôle fiscal.

Par exemple, les dossiers fiscaux d’une entreprise doivent être conservés pendant 5 ans, tandis que les pièces comptables doivent être archivées pendant 10 ans. Les titres de propriété et actes de vente doivent être stockés pendant 30 ans, tout comme les fiches de répartition de l’intéressement et de la participation. Les preuves comptables relatives aux salaires sont à conserver durant 10 ans, et les dossiers des employés licenciés pendant 3 ans. Pour les documents administratifs, les contrats conclus par voie électronique doivent être conservés pendant 10 ans, les documents bancaires pendant 5 ans, les fiches de paie et les déclarations d’accidents du travail pendant 5 ans également.

La durée minimale de conservation est souvent liée à la prescription légale, c’est-à-dire le délai au-delà duquel il n’est plus possible de contester un droit ou une obligation. Il est important de noter que la conservation des documents peut se faire sous forme de copie fidèle et durable, à condition que les juges reconnaissent la force probante de cette copie.

Les documents peuvent être conservés sous format papier ou électronique, à condition que l’intégrité du document soit garantie et que la personne ayant établi l’écrit puisse être identifiée.

Les solutions de stockage électronique pour vos documents essentiels : les coffres fort numériques

Les coffres-forts numériques sont des services en ligne qui permettent aux dirigeants de stocker leurs documents importants de manière sécurisée et personnalisée.

Cette solution d’archivage dématérialisée répond aux exigences de la loi El Khomri de 2016 en matière de responsabilité sociétale des entreprises (RSE) et offre de nombreux avantages en termes de gain de temps et de coûts.

Pour les entreprises, le coffre-fort numérique simplifie les relations et le partage de documents avec leurs interlocuteurs en centralisant tous les documents utiles en un endroit dématérialisé. Il facilite notamment les démarches auprès d’établissements financiers ou d’administrations publiques, l’accès de l’expert-comptable aux documents comptables, l’autonomie des actionnaires et administrateurs dans l’accès à l’information, la gestion des documents des salariés, et la communication avec les clients et fournisseurs.

Implémenter une Gestion Électronique des Documents

La mise en place d’une Gestion Électronique des Documents (GED) répond aux besoins des entreprises en pleine transformation digitale.

Elle permet de dématérialiser et archiver numériquement les documents administratifs de manière sécurisée.

Les solutions de Gestion Électronique des Documents (GED) permettent de numériser, classer, indexer les fichiers intelligemment, définir des autorisations d’accès et automatiser les processus clés via des modèles de workflows. La GED présente de nombreux avantages, tels que la réduction des coûts liés au papier, un gain de temps dans la recherche documentaire, l’optimisation de l’espace de travail et une communication plus rapide des documents.

Bien que la mise en place de la GED puisse être initialement longue, elle constitue un excellent investissement en offrant un gain de temps et un confort de travail, tout en garantissant un environnement documentaire sécurisé.

Les solutions de stockage cloud existantes

Le stockage cloud est un service d’hébergement sécurisé qui permet d’accéder à vos fichiers depuis divers appareils et de les partager avec vos contacts. Il offre des avantages par rapport au stockage local, tels que l’accès, la modification et le partage de vos fichiers n’importe où, tout en les protégeant contre les pertes accidentelles et les menaces en ligne.

Parmi les solutions de stockage en ligne, on trouve OneDrive/Sharepoint de Microsoft, intégré à Office 365, qui permet une collaboration en temps réel sur des documents, Google Workspace Drive offrant une interface conviviale et une fonction de recherche avancée, et Dropbox Business, conçu pour les entreprises ayant besoin d’un stockage en ligne sécurisé, avec synchronisation en temps réel et compatibilité avec diverses applications.

Tous ces outils offrent une grande capacité de stockage et des fonctionnalités de collaboration et de personnalisation des dossiers, facilitant l’accès aux documents de travail pour les travailleurs à distance et répondant aux besoins des petites entreprises en matière de stockage et de partage de fichiers.

En conclusion, les solutions de stockage en ligne offrent de nombreux avantages en termes de sécurité, d’accessibilité et de collaboration. Que vous soyez une petite entreprise ou un travailleur à distance, il est crucial de choisir la solution de stockage cloud la mieux adaptée à vos besoins spécifiques.