La facturation est un élément crucial de toute activité entrepreneuriale, car elle permet non seulement de respecter les obligations fiscales, mais aussi de bâtir une relation de confiance avec les clients.

Dans certains cas, il peut être préférable d’utiliser une facture proforma plutôt qu’une facture classique. Mais qu’est-ce qu’une facture proforma exactement et comment la créer correctement ? Cet article répondra à toutes vos questions sur ce document commercial essentiel dans les échanges B2B. Nous vous expliquerons également ce qu’est une facture commerciale et pourquoi elle est nécessaire si vous expédiez des produits à l’étranger.

Quelle est la définition et l’apparence d’une facture proforma ?

La facture proforma est un document préliminaire émis à titre informatif pour le client avant la création d’une facture définitive. Elle contient toutes les informations commerciales et légales relatives à un achat de marchandise ou à une prestation de service.

Contrairement à une facture classique, elle n’a pas de valeur fiscale ou comptable et n’a donc pas de conséquences juridiques ou financières pour les parties concernées.

Bien que la facture proforma ne soit pas réglementée, certaines mentions sont essentielles pour garantir la clarté et la compréhension des informations fournies.

Les mentions obligatoires incluent les coordonnées du client et du vendeur, la description des produits ou services, le prix unitaire et le montant total, les types de taxes et les conditions de paiement…

L’importance de la facture proforma

La facture pro forma est un instrument polyvalent qui favorise la transparence et la confiance dans les relations d’affaires.

La facture pro forma est un document essentiel pour faciliter les transactions commerciales entre les entreprises et leurs clients. Elle permet de présenter les détails d’une transaction future, tels que les produits ou services vendus, les quantités, les prix unitaires, les taxes, les frais de transport et les conditions de paiement.

Grâce à ce document préliminaire, les deux parties peuvent s’accorder sur les termes de la transaction avant qu’elle ne soit finalisée et que la facture définitive ne soit émise, évitant ainsi les malentendus et les litiges.

La facture pro forma est également utilisée dans le commerce international pour faciliter les procédures douanières et les demandes de financement. Elle peut également être utilisée comme un outil de marketing pour promouvoir de nouveaux produits ou services.

Quand faut-il recourir à la facture proforma ?

Ce document commercial présente de nombreux avantages et trouve son utilité dans diverses situations.

Premièrement, il informe le client de manière détaillée sur le prix, l’envoi et les frais supplémentaires, ce qui évite les mauvaises surprises pouvant entraîner un refus de paiement lors de la livraison. De plus, il favorise un accord de bonne foi concernant le service à fournir, comme par exemple un artiste réalisant un portrait pour un client.

La facture proforma peut également aider un client à obtenir un crédit en fonction du montant indiqué sur le document. Elle est aussi requise par la douane lors d’envois internationaux hors de l’Union européenne, afin de déclarer la valeur des marchandises non destinées à la vente, telles que des échantillons de produits ou des cadeaux.

Ce type de facture est fréquemment utilisé dans le commerce international, où elle permet de justifier une opération non encore concrétisée, matérialiser les conditions d’une transaction, remplacer une proposition commerciale ou documenter l’envoi d’échantillons à un acheteur potentiel. Les professionnels l’emploient surtout dans leurs relations B2B, pour la vente de biens et de prestations de services.

Dans certains cas, la facture proforma peut servir de brouillon de facture présenté au client avant de formaliser l’opération sur le plan fiscal et comptable, ou même comme un devis. Deux situations justifient particulièrement l’établissement d’une facture proforma : une demande de financement bancaire, où l’emprunteur peut s’en servir pour justifier sa demande de prêt, et les expéditions hors UE, où elle doit être jointe aux marchandises pour déclarer leur valeur en douane, concernant notamment les produits non destinés à la vente, tels que les échantillons ou les cadeaux.

Réaliser une facture proforma : mode d’emploi

Pour rédiger une facture proforma de manière adéquate, il convient de suivre certaines règles de présentation et d’inclure des informations spécifiques. Avant tout, il faut clairement indiquer « Facture Proforma » dans l’en-tête pour éviter toute confusion avec une facture définitive.

Ensuite, mentionnez les coordonnées de votre entreprise (raison sociale, adresse du siège social, numéro SIREN, forme juridique, numéro de TVA intracommunautaire) et celles de l’autre partie impliquée. Incluez également la référence de la commande (si applicable), la liste des services ou des biens vendus avec leur description précise (quantité, prix unitaire, etc.), le mode d’expédition et les délais (si applicable), le total hors taxe à payer, le total TTC incluant le taux de TVA, et les modalités de règlement.

Les mentions légales requises varient en fonction de votre statut. Il est recommandé d’utiliser un système de numérotation spécifique pour les factures proforma, afin de faciliter votre organisation. Bien qu’elle n’ait pas de validité juridique, une facture proforma peut être demandée pour prouver l’éligibilité à une exemption de TVA.

Les mentions obligatoires d’une facture proforma sont similaires à celles d’une facture classique, à quelques exceptions près, telles que la mention « PROFORMA », la numérotation non obligatoire (mais fortement conseillée) et l’absence de conditions de paiement.

Assurez-vous d’indiquer clairement qu’il s’agit d’une facture « pro forma » pour éviter tout litige. Si l’accord est conclu sur cette base, la facture proforma peut être facilement transformée en facture définitive.

Pro forma, facture et devis : quelles sont les distinctions ?

Les entreprises ont souvent du mal à distinguer entre la facture, le devis et la facture pro forma.

La facture est un document comptable qui doit contenir des informations précises sur la vente et les produits vendus, ainsi que des coordonnées bancaires et un numéro de TVA intracommunautaire. Elle ne peut être modifiée ni supprimée et prouve la vente de marchandises entre un importateur et un exportateur.

En revanche, la facture pro forma n’a pas de valeur juridique ou fiscale et peut être modifiée autant de fois que nécessaire. Elle est émise à titre informatif et est souvent utilisée à la fin d’une prestation. Elle est obligatoire pour l’exportation de biens en dehors de l’Union Européenne.

Un devis a une similarité avec une facture proforma, cependant, une fois signé, il lie les deux entités concernées. Le fournisseur s’engage à fournir le produit ou le service selon les termes inscrits. Un devis signé peut également servir de pièce comptable à une entreprise. Dans certaines situations, un devis peut être exigé. En somme, il est important de comprendre la différence entre ces documents pour éviter toute confusion et assurer une bonne gestion comptable.