La facturation est un élément crucial de toute activité entrepreneuriale, car elle permet non seulement de respecter les obligations fiscales, mais aussi de bâtir une relation commerciale de confiance avec les clients. Tout entrepreneur sait que l’émission de la facture est une étape incontournable pour assurer la création d’entreprise de manière réglementaire.

Dans certains cas, il peut être préférable d’utiliser une facture proforma

Cela peut être particulièrement pertinent pour ceux qui sont impliqués dans l’export et l’importation. Mais qu’est-ce qu’une facture proforma exactement et comment la créer correctement, surtout en prenant en compte les délais de paiement? Cet article répondra à toutes vos questions, en particulier si vous devez générer une facture lors de vos échanges B2B. Nous vous expliquerons également ce qu’est une facture commerciale et pourquoi elle est nécessaire si vous expédiez des produits à l’étranger, notamment pour ceux qui ouvrent un commerce.

Quelle est la définition et l’apparence d’une facture proforma?

La facture proforma est un document provisoire, préliminaire émis à titre informatif pour le client avant la création d’une facture définitive. Elle contient toutes les informations commerciales et légales relatives à un achat de marchandise ou à une prestation de service. Contrairement à une facture classique, elle n’a pas de valeur fiscale ou comptable. Elle est souvent utilisée par les freelances et les SASU pour sa flexibilité. L’utilisation d’un logiciel de gestion peut faciliter son édition, en particulier si l’entrepreneur ne dispose pas de modèle de facturation.

Bien que la facture proforma ne soit pas réglementée, certaines mentions sont essentielles pour garantir la clarté et la compréhension des informations fournies. Les mentions obligatoires incluent les coordonnées du client et du vendeur, la description des produits ou services, le prix unitaire et le montant total, les types de taxes, le numéro de SIRET et les conditions de paiement, dont le paiement par mandat est l’une des options.

L’importance de la facture proforma

La facture pro forma est un instrument polyvalent qui favorise la transparence et la confiance dans les relations d’affaires. Pour les entreprises qui opèrent en entreprise individuelle, l’utilisation de la facture proforma renforce leur relation commerciale.

Elle permet de présenter les détails d’une transaction future, tels que les produits ou services vendus, les quantités, les prix unitaires, les taxes, les frais de transport, les droits de douane si nécessaire, et les conditions de paiement. La facture électronique gagne en popularité pour son efficacité et sa sécurité.

Grâce à ce document préliminaire, les deux parties peuvent s’accorder sur les termes de la transaction avant qu’elle ne soit finalisée. La facture pro forma est également utilisée dans le commerce international pour faciliter les procédures douanières et les demandes de financement auprès de différents fournisseurs. Elle peut également être utilisée comme un outil de marketing pour promouvoir de nouveaux produits ou services, ou pour formaliser la relation avec un fournisseur.

Quand faut-il recourir à la facture proforma?

Ce document commercial présente de nombreux avantages et trouve son utilité dans diverses situations, notamment pour ceux qui cherchent à gérer leur fiscalité ou leur gestion financière de manière efficiente.

Premièrement, il informe le client de manière détaillée sur le prix, l’envoi et les frais supplémentaires, ce qui évite les mauvaises surprises pouvant entraîner un retard de paiement lors de la livraison. De plus, il favorise un accord de bonne foi concernant le service à fournir, comme par exemple un artiste réalisant un portrait pour un client.

La facture proforma peut également aider un client à obtenir un crédit en fonction du montant indiqué sur le document. Elle est aussi requise par la douane lors d’envois internationaux hors de l’Union européenne, afin de déclarer la valeur des marchandises non destinées à la vente, telles que des échantillons de produits ou des cadeaux. Elle est souvent liée à des activités telles que l’exportation ou l’importation.

Ce type de facture est fréquemment utilisé dans le commerce international, où elle permet de justifier une opération non encore concrétisée. Les professionnels l’emploient surtout pour la vente de biens et de prestations de services. Dans certains cas, la facture proforma peut servir de brouillon de facture ou même comme un devis. Deux situations justifient particulièrement l’établissement d’une facture proforma: une demande de financement bancaire et les expéditions hors UE. Il est essentiel d’avoir un compte bancaire adapté pour gérer toutes ces transactions.

Dans certains cas, la facture proforma peut servir de brouillon de facture présenté au client avant de formaliser l’opération sur le plan fiscal et comptable, ou même comme un devis. Deux situations justifient particulièrement l’établissement d’une facture proforma : une demande de financement bancaire, où l’emprunteur peut s’en servir pour justifier sa demande de prêt, et les expéditions hors UE, où elle doit être jointe aux marchandises pour déclarer leur valeur en douane, concernant notamment les produits non destinés à la vente, tels que les échantillons ou les cadeaux.

Réaliser une facture proforma : mode d’emploi

Pour rédiger une facture proforma de manière adéquate, il convient de suivre certaines règles de présentation et d’inclure des informations spécifiques. Avant tout, il faut clairement indiquer « Facture Proforma » dans l’en-tête pour éviter toute confusion avec une facture définitive.

Ensuite, mentionnez les coordonnées de votre entreprise (raison sociale, adresse du siège social, numéro SIREN, forme juridique, numéro de TVA intracommunautaire) et celles de l’autre partie impliquée. Incluez également la référence de la commande (si applicable), la liste des services ou des biens vendus avec leur description précise (quantité, prix unitaire, etc.), le mode d’expédition et les délais (si applicable), le total hors taxe à payer, le total TTC incluant le taux de TVA, et les modalités de règlement.

Les mentions légales requises varient en fonction de votre statut. Il est recommandé d’utiliser un système de numérotation spécifique pour  ce type de facture, afin de faciliter votre organisation. Bien qu’elle n’ait pas de validité juridique, une facture proforma peut être demandée pour prouver l’éligibilité à une exemption de TVA.

Les mentions obligatoires d’une facture proforma sont similaires à celles d’une facture classique, à quelques exceptions près, telles que la mention « PROFORMA », la numérotation non obligatoire (mais fortement conseillée) et l’absence de conditions de paiement.

Assurez-vous d’indiquer clairement qu’il s’agit d’une facture « pro forma » pour éviter tout litige. Si l’accord est conclu sur cette base, la facture proforma peut être facilement transformée en facture définitive.

Pro forma, facture et devis : quelles sont les distinctions ?

Les entreprises ont souvent du mal à distinguer entre la facture, le devis et la facture pro forma.

La facture est un document comptable qui doit contenir des informations précises sur la vente et les produits vendus, ainsi que des coordonnées bancaires et un numéro de TVA intracommunautaire. Elle ne peut être modifiée ni supprimée et prouve la vente de marchandises entre un importateur et un exportateur.

En revanche, la facture pro forma n’a pas de valeur juridique ou fiscale et peut être modifiée autant de fois que nécessaire. Elle est émise à titre informatif et est souvent utilisée à la fin d’une prestation. Elle est obligatoire pour l’exportation de biens en dehors de l’Union Européenne.

Un devis a une similarité avec une facture proforma, cependant, une fois signé, il lie les deux entités concernées. Le fournisseur s’engage à fournir le produit ou le service selon les termes inscrits. Un devis signé peut également servir de pièce comptable à une entreprise. Dans certaines situations, un devis peut être exigé. En somme, il est important de comprendre la différence entre ces documents pour éviter toute confusion et assurer une bonne gestion comptable.