Le livret d’accueil existe depuis plusieurs décennies dans les entreprises. Il a pour objectif de permettre à un nouveau collaborateur de s’intégrer rapidement dans l’entreprise et de commencer à travailler le plus tôt possible. Il est donc indispensable pour toute entreprise !
Si le support de présentation du livret d’accueil a changé ces dernières années avec l’apparition du numérique, son contenu reste sensiblement identique. Que doit contenir un livret d’accueil à destination des nouveaux collaborateurs ? Quel est le meilleur moyen de diffusion du livret d’accueil ?
Le livret d’accueil en quelques mots
Le livret d’accueil est transmis à un nouveau collaborateur, parfois désigné comme nouvelle recrue ou nouvel embauché, dès son arrivée dans l’entreprise. Ce document a une importance cruciale dans le programme d’intégration des entreprises. Il va permettre de faciliter son intégration et permet à ce futur collaborateur de s’intégrer rapidement dans la culture d’entreprise, comprenant son fonctionnement et en lui expliquant les valeurs et les objectifs de cette dernière.
Le livret d’accueil n’est pas un règlement intérieur. D’ailleurs, il n’existe aucune réglementation concernant le livret d’accueil. Il n’est pas obligatoire en France même si la majorité des moyennes et grandes entreprises en possède un. Souvent, un mentor ou un tuteur est aussi désigné pour accompagner les nouveaux dans leur prise de fonction.
Les petites structures, souvent moins équipées pour recruter de nouveaux collaborateurs, ne possèdent généralement pas ce type de livret car leur fonctionnement est plus simple. Et leurs moyens pour réaliser une intégration optimale sont limités. De plus, le nombre réduit d’employés, y compris d’intérimaires, permet d’intégrer un nouvel arrivant, ou nouvelle recrue, plus facilement.
Le livret d’accueil en entreprise est un outil créé par les ressources humaines de la société. Il permet de faire le lien entre l’étape du recrutement du salarié et sa prise de poste. Ainsi, il joue un rôle essentiel pour intégrer les nouveaux dans leur nouvelle équipe et leur nouveau poste de travail.
Le contenu du livret d’accueil
Le livret d’accueil va comporter des informations sur les domaines de compétences de l’entreprise, son organisation, le cadre de travail, le fonctionnement et la hiérarchie, des informations pratiques…
Certaines entreprises, soucieuses de bien intégrer un poste de travail sécurisé, vont ajouter une rubrique sur la sécurité au travail. D’autres vont débuter le livret par un message d’accueil du PDG ou des ressources humaines. Pour réussir le processus d’intégration, le tutorat est parfois mis en place, où un collaborateur clé accompagne et guide le nouveau collaborateur dans ses premières étapes.
Quelle que soit l’entreprise et son domaine de compétence, les livrets d’accueil comportent toujours trois parties : la présentation de l’entreprise, le fonctionnement de l’entreprise et des informations pratiques.
Une présentation de l’entreprise
Cette partie donne la possibilité aux salariés de mieux comprendre son entreprise, d’où elle vient et où elle souhaite aller. On peut y lire des informations juridiques et légales de l’entreprise comme par exemple son statut juridique. Le livret comportera également une liste des activités de l’entreprise ainsi qu’un organigramme ou un trombinoscope qui présente chaque service, aidant ainsi le nouvel embauché à connaître ses nouveaux collègues.
Le fonctionnement de la société
C’est sans doute la rubrique la plus importante du livret d’accueil. Elle va informer le salarié sur les horaires de travail, les règles sur les congés et les absences. Cette partie peut également rappeler les points les plus importants du règlement intérieur de l’entreprise. Enfin, cette section peut être utilisée pour rappeler les consignes importantes de sécurité, et dans le cas de certains postes, comment intégrer les équipes de façon cohérente.
Les informations pratiques
La rubrique « informations pratique » offre aux collaborateurs des informations qui ne concernent pas le travail lui-même mais qui sont importantes pour la vie dans l’entreprise.
Le premier point à détailler est relatif à l’accès à l’entreprise et les transports. Cette partie contient généralement une carte avec le lieu de l’entreprise et les commodités environnantes. Dans cette rubrique, il faut également préciser les règles sur le stationnement et sur les horaires d’ouverture et de fermeture de la société.
Au niveau de la restauration, il faut préciser les endroits de restauration possible, les règles sur la cantine et les tickets restaurant ainsi que d’autres informations comme par exemple l’accès aux machines à café.
Tout ce qui concerne la prévoyance et la santé peut-être mis dans cette rubrique. Il s’agit d’informer le salarié sur l’organisme de santé sélectionné par l’entreprise et les différentes options qui s’offrent à lui. Le contact du salarié dans l’entreprise qui s’occupe des organismes de santé peut être indiqué au cas où le salarié souhaite davantage d’informations.
Dans cette partie, certaines entreprises précisent également des informations sur la formation professionnelle et le compte personnel de formation.
Enfin, un point peut être fait sur le comité d’entreprise avec les avantages et les différents dispositifs mis en place dans la société.
Si cela est pertinent, le livret d’accueil peut posséder des annexes avec les adresses des contacts utiles (médecine du travail, représentant du personnel…), une charte informatique et la liste de tous les collaborateurs avec leur contact professionnel.
