Dans le cadre de l’ouverture de la succession d’un proche décédé, vous aurez très souvent besoin de faire appel au notaire. Si le défunt avait désigné un notaire dans son testament, vous serez rapidement fixé. Dans le cas inverse, il vous faudra retrouver le notaire de famille ou solliciter un professionnel d’une autre étude.
Mais quoi qu’il en soit, sans l’intervention de ce dernier, vous ne pourrez pas poursuivre les démarches de succession.
Retrouver le notaire du défunt est indispensable pour plusieurs raisons
Au moment du décès d’un proche, les héritiers doivent se lancer dans une multitude de démarches administratives.
Parmi les premières à effectuer figure la recherche du notaire ayant suivi la personne décédée.
C’est en effet cet officier public qui peut aider dans le dénouement de nombreuses situations : où se trouve le testament du défunt ? Y a-t-il eu des donations ? Quelles sont les références de l’état civil du défunt ? Qui gère la succession ? Sans son concours, il est très difficile d’aborder la question du patrimoine du défunt ou de régler les éventuels conflits entre héritiers. L’identification du notaire est aussi importante pour ouvrir officiellement la succession et respecter le délai légal de six mois pour procéder à la déclaration de succession.
Le notaire est, de fait, un spécialiste indispensable qui sécurise et accompagne toutes les étapes de la transmission patrimoniale. Il intervient à chaque étape : pour établir notamment l’acte de notoriété permettant d’identifier les héritiers, inventorier le patrimoine du défunt, gérer les dettes du défunt, établir une déclaration de succession, procéder au partage des biens hérités et enregistrer et vérifier les testaments et gérer les biens immobiliers… En résumé, on peut dire qu’il centralise toutes les démarches liées à une succession.Une fois vérifié que tout soit fait dans les règles afin que les volontés du défunt soient respectées et que ses héritiers reçoivent leur part d’héritage selon la loi ou le testament s’il y en a un.
Ainsi que toutes les obligations fiscales et administratives nécessaires à l’accès aux biens successoraux.En effet, dans certains cas, il peut demander aux héritiers de ne pas s’avancer dans certaines démarches si elles comportent un risque judiciaire par exemple. Sans lui, on ne peut rien faire avancer et cela peut bien sûr retarder l’accès à des biens bloqués deux ans durant voire même compliquer l’accès à l’argent nécessaire pour payer les obsèques du défunt ou ses éventuelles dettes. Les comptes peuvent être gelés ainsi que certains biens immobiliers qui ne pourront pas être vendu rapidement ou dont il faut gérer plusieurs urgences par exemple avec la famille.
Par ailleurs, le notaire est parfois le seul professionnel à détenir des documents capitaux : titres de propriété, contrats d’assurance-vie… Retrouver dans les meilleurs délais le notaire en charge de la succession permet donc d’éviter des recherches fastidieuses et de limiter les risques de conflits entre héritiers. Ce notaire est en effet le garant du respect des dernières volontés du défunt, de la bonne conservation des actes ainsi que de la prévention ou la résolution des tensions familiales. Chaque année, les notaires accompagnent 500 000 successions en France.
Retrouver le notaire en charge d’une succession : comment faire ?
La première chose à faire est de voir si le défunt n’avait pas fourni l’indication du nom de son notaire en s’adressant à son entourage.
Cette information figure souvent dans les papiers personnels du défunt, dans un contrat de mariage, un acte de propriété, une lettre, un relevé bancaire, une déclaration d’impôt voire un testament. Examinez sans exception tous les documents personnels du défunt que vous avez en votre possession y compris les contrats d’assurance-vie ou tout acte notarié.
S’il n’y a aucun document qui vous indique cette personne, il faut interroger la famille et les proches, votre notaire habituel, les notaires de la région en ciblant probablement ceux du domicile de la personne décédée puisque c’est généralement près de chez soi qu’on va chercher un professionnel. Vous pouvez vous adresser également à la chambre départementale des notaires, à la publicité foncière ou encore si vous êtes dans une situation particulière à un généalogiste successoral. Dans certains cas, il peut être utile et même recommandé de faire intervenir un avocat spécialisé en succession, notamment si vous êtes dans une situation conflictuelle par exemple ou qu’il existe une difficulté particulière.
Enfin si aucune solution ne s’offre à vous, sachez que vous pouvez demander au Fichier Central des Dispositions de Dernières Volontés(FCDDV). C’est le registre national qui recense l’existence des testaments déposés chez un notaire. Il convient dans ce cas de faire la demande (environ 18 € pour une demande en métropole) via un notaire et la demande doit être accompagnée de l’acte de décès pour obtenir le nom du notaire détenteur du testament s’il y en a un.
Par ailleurs, nous vous conseillons aussi vivement de consulter le site des Notaires de France; ils disposent d’un annuaire des professionnels accessible en ligne.
Les banks où le défunt détenait des comptes sont également susceptibles de leur transmettre, notamment dans les situations où le règlement de la succession entraîne le blocage ou le transfert de ces comptes. N’hésitez pas à vous rapprocher de votre banque ou de celle du défunt : elle pourra vous transmettre les coordonnées du notaire en charge du dossier.
En l’absence de notaire désigné par le défunt, les héritiers sont libres de choisir ensemble le notaire en charge de la succession. Il est préférable de désigner un notaire commun pour éviter l’ouverture de dossiers parallèles et permettre une bonne circulation de l’information entre tous les intervenants.
Les actions à mener une fois le notaire trouvé
Une fois le notaire contacté, il faut prendre rendez-vous avec lui pour ouvrir officiellement le dossier de succession.
C’est l’occasion pour le notaire de demander un certain nombre de documents à fournir pour constituer le dossier de succession. Voici les principaux documents à rassembler :
- L’acte de décès du défunt;
- Le livret de famille du défunt;
- Les pièces d’identité des héritiers et du défunt;
- Les attestations bancaires et relevés des comptes bancaires;
- Les titres de propriété immobilière, cadastrale;
- Les contrats d’assurance-vie et autres produits financiers;
- Le dernier avis d’imposition, ainsi que la déclaration des revenus du défunt;
- L‘inventaire des dettes et créances(prêts, factures en cours…) ;
- Eventuellement, le testament, ou tout document pouvant faire état d’une volonté particulière du défunt ;
- Tous documents relatifs aux bien meubles, objets de valeur.
A l’issue de cette première étape, le notaire rédige un acte de notoriété désignant les héritiers. Ce document est essentiel pour réaliser toutes les démarches administratives qui suivent. Le notaire effectue également une première évaluation complète du patrimoine (biens, comptes bancaires…), et identifie les dettes éventuelles (fiscales, financières…), puis détermine les droit à acquitter au titre des droits de succession.. Si un testament a été rédigé, il procède à sa lecture officielle et s’assure qu’il sera bien respecté dans son intégralité.
C’est pourquoi il est important que les héritiers précisent sans délai tout bien ou toute dette qui n’aurait pas pu être indiquée lors cette première évaluation au notaire. Une bonne communication avec le notaire est primordiale afin d’éviter tout oubli ou désaccord ultérieur, mais aussi pour garantir une répartition équitable des biens successoraux conforme à la volonté du défunt.
Quel est le rôle du notaire dans la gestion des successions et leur règlement ?
Même si le notaire n’est pas celui qui partage le patrimoine, il est un acteur incontournable de la succession.
Il va sécuriser l’ensemble des opérations de partage, garantir la régularité des actes, mais aussi conseiller les héritiers et trancher les éventuellement les litiges successoraux en recherchant, le cas échéant, une solution amiable. Il s’assure également du strict respect des dernières volontés du défunt, testament, donation ou encore clause de mariage.
Le notaire va intervenir à chaque étape de la succession : acte de notoriété successorale, recherche des héritiers si besoin, inventaire du patrimoine et gestion des dettes existantes éventuellement laissées par le défunt, déclaration de succession pour le calcul des droits à payer par les héritiers puis partage… Il va vérifier et inscrire au fichiers centralisés (Fichier Central des Testaments) les testaments éventuels du défunt, centraliser l’ensemble des démarches administratives y compris pour les biens immobiliers puis gérer l’enregistrement et la publicité foncière (conservation) liées à ces biens.
Enfin, il a un rôle prépondérant en tant que gardien des actes légaux (testament, acte de propriété…) pour garantir le respect des dernières volontés du défunt.
La succession peut revêtir un certain degré de complexité : présence d’un bien immobilier à l’étranger ou d’une entreprise familiale, existence de conflits familiaux latents ou avérés autour de l’héritage, montant élevé des dettes laissées par le défunt… Le notaire est tout à fait légitime pour faire face à ces situations délicates dans le respect de la législation en vigueur et l’équité entre tous les héritiers.Le notaire se charge également intégralement des démarches administratives et fiscales liées à la succession : dépôt de déclaration auprès de l’administration fiscale compétente – celle correspondant au domicile du défunt – et enregistrement des actes auprès des services de publicité foncière (conservation).
Il assiste les héritiers jusqu’à la clôture définitive de la succession. Il procède au partage, remet les actes de propriété et s’assure que chacun reçoit ce qui lui est dû. Autant de questions pour lesquelles son intervention permet d’éviter les écueils, prévenir et résoudre les tensions familiales, et assurer une transmission sereine du patrimoine familial.
